第12回 - 07年度春学期
表計算ソフトを利用する
「表計算」という言葉は、英語でいう"Spread Sheet"の和訳で、イメージとしてはよくできているのですが、計算をするためのもの、という側面が強調されすぎているきらいがあります。実際には「広げられた紙」という意味からわかるように、様々な用途に利用することができるアプリケーションです。
しかし、基本的には、
- 集計表を作成する
- グラフを作成する
などの利用法が一般的です。今回は、表計算ソフトの基本中の基本を押さえることを目的としたいと思います。
表計算ソフトを利用する場面
表計算ソフトを利用する場面は、そう大きくありません。ビジネス雑誌などには、表計算ソフトであらゆることを行うような特集が組まれる場合もありますが、やはりトリッキーな利用法だといわざるを得ないでしょう。そのように使うことが有効なのは、既に基本を習得した人であって、この解説が対象とする人々ではありません。
表計算ソフトを利用する場面は、大きく分けて3種類です。
- 集計表を作成する
- グラフを作成する
- 複雑な計算を行う
これらの役割以外にも、利用する表計算ソフトが Microsoft Excel であった場合には、
- 簡易データベースとして利用する
という項目が追加されます。多種多様な利用法（確かに広げられた紙には色々な用途があります）があるアプリケーションですが、最低限この基本の3種類の利用法についてイメージできるようになることが大事です。
集計表を作成する
集計表は表計算ソフトの最も簡単な利用法です。数値を入力し、経線などで見栄えを整えることがこの機能の目的です。つまり、数値の入力と、セルの書式の設定と、罫線の引き方が理解できればこの作業を行うことができます。
ただし、いちいちセルに計算結果を書き込むよりは、参照式を利用すべきですし、面倒な繰り返し計算がある部分は関数を利用する方が間違いが少なく、スマートに解決できます。
グラフを作成する
表が作成されていれば、そこからグラフを作るのは容易いことです。グラフは表を視覚化することで直感的な把握をするのに役立ちます。グラフを作成するときには、どのような種類のグラフを作成するかを選択することになります。これはデータの見せ方によってほぼ自動的に決定されます。どの場面でどのグラフを利用するか、ということに関しては、別の項目で紹介します。
複雑な計算をおこなう
表計算ソフトの最も基本的な機能は、計算をすることです。ただし、一般的な計算式とは違い、式を入力する時には = から始めるというルールの他、四則演算の記号が以下のように表記される点などに違いが見られます。
- ＋ → +
- − → -
- × → *
- ÷ → /
基本はセル番地を利用して計算します。このようにすることで、値が変わっても自動的に再計算をしてくれます。
セルの内容を複製する
なるべく手数を減らす努力をしましょう
Copy&Paste（コピー&貼付け）
同じ計算式を連続したセルに挿入
- 縦方向コピー
- 横方向コピー
関数の利用
関数とは、あらかじめアプリケーションで用意された計算式のことです。
例：=SUM(引数)
引数：ひきすう（計算に用いられるデータ）
- =SUM(引数) 総計する
- =COUNT(引数) 意味のあるセルを数える
- =AVERAGE(引数) 平均値を求める
このデータ部分には、セルの範囲を指定することができます。アプリケーションによって範囲を示す表記は様々ですが、Microsoft Excelの場合には、
(A1:A6)
という形で表記されます（A1セルからA6セルまでの連続した範囲のセル、という意味になります）。
相対参照と絶対参照
計算時の番地情報の真実
「入力しているセルから見てどういう位置関係か」が入っている
1つ左隣、6つ下 など
だからコピーしても問題なかった
セルの番地が動いて欲しくない場合
「同じセル」を指定して計算する場合
割合を出す場合など
セルの番地をそのまま使いたい
つまり、「あるセル番地を固定したい」
列と行、それぞれ独立に固定できる
列行それぞれを固定することができる。
$ マークを行列のそれぞれの前に入れる。
- $A1 列を固定
- A$1 行を固定
- $A$1 行列ともに固定
セルの形式をととのえる
見栄えの良い表を作る
値の形式を整える
セルに経線を引く
作った表は Word などにコピー＆貼付けて利用する
グラフの作成
グラフウィザードの利用
データによって必要なグラフの種類が変わる
本来なグラフのタイトルは下に置く
